Wann lohnt sich externer Arbeitsschutz für mittelständische Betriebe?

Externer Arbeitsschutz lohnt sich für mittelständische Betriebe immer dann, wenn der interne Aufwand für qualifizierte Fachkräfte für Arbeitssicherheit unverhältnismäßig hoch wäre oder das nötige Fachwissen intern nicht dauerhaft vorgehalten werden kann. Das trifft auf die meisten Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern zu, insbesondere in technisch anspruchsvollen Branchen wie Chemie, Pharma oder Anlagenbau. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um externen Arbeitsschutz, gesetzliche Pflichten und die Auswahl des richtigen Dienstleisters.

Was kostet externer Arbeitsschutz im Vergleich zur internen Lösung?

Externer Arbeitsschutz ist für viele mittelständische Betriebe kostengünstiger als eine interne Lösung, weil die Fixkosten für eine vollzeitbeschäftigte Fachkraft für Arbeitssicherheit entfallen. Externe Dienstleister werden bedarfsgerecht eingesetzt und abgerechnet, oft auf Stunden- oder Pauschalbasis, sodass nur tatsächlich erbrachte Leistungen bezahlt werden.

Eine interne Fachkraft für Arbeitssicherheit verursacht neben dem Gehalt auch Kosten für Aus- und Weiterbildung, Zertifizierungen und Arbeitsausrüstung. Hinzu kommt, dass die DGUV Vorschrift 2 konkrete Einsatzzeiten vorschreibt, die je nach Betriebsgröße und Branche variieren. Für einen Betrieb mit 50 Mitarbeitern in der chemischen Industrie können das durchaus mehrere Stunden pro Woche sein. Wer diese Stunden extern einkauft, zahlt nur für die tatsächlich benötigte Kapazität.

Entscheidend für den Kostenvergleich sind drei Faktoren:

• Die vorgeschriebene Betreuungszeit nach DGUV Vorschrift 2 (abhängig von Branche und Mitarbeiterzahl)
• Der Qualifikationsbedarf: Branchenspezifisches Wissen, etwa zur Gefahrstoffverordnung, ist intern schwer dauerhaft vorzuhalten
• Der Umfang von Sonderprojekten wie Anlagenstillständen, bei denen kurzfristig erhöhter HSE-Bedarf entsteht

In der Praxis zeigt sich: Betriebe bis etwa 150 Mitarbeiter fahren mit einer externen Lösung in der Regel wirtschaftlicher. Bei größeren Betrieben oder sehr hohem Betreuungsbedarf kann eine Kombination aus internem Koordinator und externem Fachdienstleister sinnvoll sein.

Welche gesetzlichen Pflichten muss der Mittelstand beim Arbeitsschutz erfüllen?

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie einen Betriebsarzt zu bestellen. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG). Darüber hinaus schreibt das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) vor, Gefährdungsbeurteilungen durchzuführen und geeignete Schutzmaßnahmen abzuleiten.

Zu den zentralen Pflichten, die mittelständische Betriebe kennen sollten, gehören unter anderem:

• Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit nach ASiG und DGUV Vorschrift 2
• Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen, auch für Gefahrstoffe nach Gefahrstoffverordnung
• Durchführung von Sicherheitsunterweisungen für alle Mitarbeiter
• Einrichtung und Dokumentation eines Arbeitsschutzausschusses (ASA) ab 20 Mitarbeitern
• Einhaltung der Baustellenverordnung und gegebenenfalls Bestellung eines SiGeKo bei entsprechenden Bauprojekten

Wichtig: Diese Aufzählung gibt eine allgemeine Orientierung. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt von Branche, Betriebsgröße und den konkreten Arbeitsbedingungen ab. Für Betriebe in der Chemie oder im Anlagenbau kommen zusätzliche Anforderungen, etwa aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), hinzu.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder die zuständige Behörde.

Wann ist ein externer Sicherheitsbeauftragter sinnvoller als ein interner?

Ein externer HSE-Manager ist dann sinnvoller als eine interne Lösung, wenn das Unternehmen keinen kontinuierlichen Vollzeitbedarf hat, spezialisiertes Fachwissen benötigt, das intern nicht wirtschaftlich aufgebaut werden kann, oder wenn Neutralität und Unabhängigkeit bei der Bewertung von Gefährdungen wichtig sind.

Konkret empfiehlt sich die externe Lösung in folgenden Situationen:

• Projektbezogener Bedarf: Bei Anlagenstillständen, Umbauten oder Bauprojekten steigt der HSE-Bedarf kurzfristig stark an. Ein externer Dienstleister kann flexibel aufgestockt werden.
• Branchenspezifisches Wissen: Für Betriebe in Chemie, Petrochemie oder Pharma sind tiefgreifende Kenntnisse zu Gefahrstoffen, Ex-Schutz oder GMP-Anforderungen notwendig. Dieses Wissen ist intern aufwendig zu erhalten.
• Kleine und mittlere Betriebe: Wer weniger als 100 Mitarbeiter hat, erreicht die nach DGUV Vorschrift 2 vorgeschriebene Einsatzzeit meist nicht, um eine Vollzeitstelle zu rechtfertigen.
• Objektivität: Ein externer Fachmann bewertet Gefährdungen ohne betriebsblinde Rücksichten und kann unbequeme Empfehlungen leichter aussprechen.

Eine interne Lösung ist dagegen sinnvoll, wenn der Betrieb sehr groß ist, ein kontinuierlich hohes Gefährdungsniveau vorliegt oder eine enge tägliche Einbindung in Produktionsprozesse erforderlich ist. In solchen Fällen kann ein interner HSE-Koordinator die externe Fachkraft sinnvoll ergänzen, aber nicht vollständig ersetzen.

Welche Leistungen übernimmt ein externer HSE-Dienstleister konkret?

Ein externer HSE-Dienstleister übernimmt alle sicherheitstechnischen Betreuungsleistungen, die das ASiG und die DGUV Vorschrift 2 dem Arbeitgeber vorschreiben. Dazu gehören Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsbegehungen, Unterweisungen, die Organisation des Arbeitsschutzausschusses sowie Beratung zu Schutzmaßnahmen und Arbeitsmitteln.

Im Einzelnen umfasst das Leistungsbild eines externen HSE-Dienstleisters typischerweise:

• Gefährdungsbeurteilungen erstellen und aktualisieren: Systematische Erfassung und Bewertung aller relevanten Gefährdungen am Arbeitsplatz, einschließlich Gefahrstoffe, physikalische Einwirkungen und ergonomische Risiken
• Betriebsbegehungen: Regelmäßige Begehungen zur Überprüfung des Ist-Zustands, Identifikation von Mängeln und Ableitung von Korrekturmaßnahmen
• Sicherheitsunterweisungen: Planung und Durchführung von Unterweisungen für Mitarbeiter und Führungskräfte, bereichsspezifisch und dokumentiert
• Arbeitsschutzausschusssitzungen: Vorbereitung, Moderation und Protokollierung der gesetzlich vorgeschriebenen ASA-Sitzungen
• Betriebsanweisungen: Erstellung und Pflege von Betriebsanweisungen für gefährliche Tätigkeiten und Arbeitsmittel
• SiGeKo-Leistungen: Bei baupflichtigen Projekten Übernahme der Aufgaben des Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinators nach Baustellenverordnung
• Beratung zu PSA und Arbeitsschutzmitteln: Unterstützung bei der Auswahl geeigneter persönlicher Schutzausrüstung

Qualifizierte Dienstleister decken darüber hinaus Sonderaufgaben ab, etwa die HSE-Betreuung bei Anlagenstillständen, wo in kurzer Zeit viele Fremdfirmen auf engem Raum tätig sind und das Gefährdungsniveau deutlich ansteigt.

Wie wählt man den richtigen Anbieter für externen Arbeitsschutz aus?

Der richtige Anbieter für externen Arbeitsschutz sollte nachweisbare Qualifikation als Fachkraft für Arbeitssicherheit besitzen, Erfahrung in der eigenen Branche mitbringen und in der Lage sein, den gesetzlich vorgeschriebenen Betreuungsumfang vollständig abzudecken. Branchenkenntnis ist dabei kein Bonus, sondern Grundvoraussetzung.

Bei der Auswahl sollten Sie folgende Kriterien prüfen:

1. Qualifikation und Zulassung: Die Fachkraft muss nach ASiG und DGUV Vorschrift 2 qualifiziert sein. Fragen Sie nach Nachweisen und Weiterbildungsnachweisen.
2. Branchenerfahrung: Ein Dienstleister, der ausschließlich Bürobetriebe betreut, ist für einen Chemiebetrieb oder eine Produktionsanlage nicht geeignet. Relevante Branchen und Referenzprojekte sollten konkret benannt werden können.
3. Leistungsumfang: Klären Sie vorab, ob der Anbieter alle erforderlichen Leistungen abdeckt: Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Betriebsbegehungen, ASA-Sitzungen und Betriebsanweisungen.
4. Erreichbarkeit und Reaktionszeit: Gerade bei Störfällen oder kurzfristigen Projekten muss der Dienstleister schnell verfügbar sein. Klären Sie, wer im Tagesgeschäft als Ansprechpartner fungiert.
5. Regionale Präsenz: Ein Dienstleister mit Standort in Ihrer Nähe kann Betriebsbegehungen und Unterweisungen ohne unverhältnismäßigen Reiseaufwand durchführen.

Fragen Sie außerdem, wie der Dienstleister mit Sondersituationen umgeht, etwa mit Anlagenstillständen, Bauprojekten mit SiGeKo-Pflicht oder dem Einsatz von Fremdfirmen. Wer hier konkrete Antworten liefert, zeigt, dass er das Tagesgeschäft kennt.

Wie Kapsam Sie beim externen Arbeitsschutz unterstützt

Kapsam übernimmt die sicherheitstechnische Betreuung für Betriebe in der Chemie, Petrochemie, Pharma und verwandten Industrien als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit nach ASiG und DGUV Vorschrift 2. Das Leistungsangebot ist auf den konkreten Bedarf mittelständischer Betriebe ausgerichtet, nicht auf Standardpakete.

Konkret übernimmt Kapsam unter anderem:

• Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen, auch für Gefahrstoffe
• Durchführung von Betriebsbegehungen und Ableitung von Maßnahmen
• Organisation und Moderation von Arbeitsschutzausschusssitzungen
• Sicherheitsunterweisungen und Führungskräfteschulungen
• Erstellung von Betriebsanweisungen
• HSE-Betreuung bei Anlagenstillständen und Bauprojekten, einschließlich SiGeKo-Leistungen
• Beratung zur Auswahl geeigneter Arbeitsschutzmittel und PSA

Kapsam ist an den Standorten Merseburg und Leverkusen vertreten und betreut Unternehmen in den Regionen Halle/Leipzig, Köln/Leverkusen und Berlin. Wenn Sie wissen möchten, welcher Betreuungsumfang für Ihren Betrieb sinnvoll ist, sprechen Sie direkt mit einem Ansprechpartner bei Kapsam oder informieren Sie sich über das Leistungsangebot im Bereich Arbeitssicherheit.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder die zuständige Behörde.